Ernesto Cuadros-Vargas (1), Alex Jesús Cuadros Vargas (1,2)
(1) Sociedad Peruana de Computación (ecuadros@spc.org.pe)- SPC
(2) ICMC-USP Brasil, alex@lcad.icmc.usp.br
Este documento tiene por objetivo establecer los lineamientos de trabajo del Comité de Organización para la realización de la trigésima edición de la Conferencia Latinoamericana de Estudios en Informática (CLEI) en la ciudad de Arequipa-Perú del 27/Sep al 01/Oct 2004.
Con el objetivo de entender mejor este documento, algunos puntos deben ser considerados.
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El Comité Organizador (CO) del CLEI 2004 está compuesto por los profesionales que presentaron la propuesta de la sede (SPC) or los directores de escuela de las instituciones invitadas a colaborar en la organización.
El CF es el comité encargado de:
| Tarea | Descripción | Predecesor | Termino | Estado |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Primer reporte preliminar de inscritos | - | 2 Jul | En proceso |
| 2 | Segundo reporte preliminar de inscritos | 1 | 16 Jul | En proceso |
| 3 | Tercer reporte preliminar de inscritos | 2 | 30 Jul | En proceso |
| 4 | Primer reporte de disponibilidad de fondos | - | 30 Jul | En proceso |
| 5 | Reporte preliminar de autores inscritos | - | 2 Ago | En proceso |
| 6 | Reporte final de autores inscritos | 5 | 15 Ago | En proceso |
| 7 | Informe final de participantes y autores inscritos | 6 | 26 set | En proceso |
| 8 | Impresión de facturas | 7 | 1 Oct | En proceso |
| 9 | Reporte / Balance de Caja | 8 | 5 Oct | En proceso |
El LM tiene los siguientes objetivos:
El LM se encarga de:
| Observaciones | Descripción de la Actividad | Fecha |
|---|---|---|
| Coordinar con Ernesto Cuadros | Solicitud al encargado de prensa de la UNSA para que este remita la autorización necesaria así disponer de todo para empezar con la impresión | 25 de Agosto |
| Coordinar con Alfredo Paz + EC | Firmar el contrato de confección del Libro CLEI, adelanto del 50% | 29 de Agosto |
| Pedir el documento a Ernesto Cuadros | Fecha de recepción del Documento Master | 29 de Agosto |
| Entrega de 200 libros , al subcomité de Empaquetado; entrega en Universidades locales | 08 de Septiembre | |
| Entrega de 500 libros, al subcomité de Empaquetado; entrega en la FIA | 20 de Setiembre |
| Observaciones | Descripción de la Actividad | Fecha |
|---|---|---|
| Definir con que empresa se debe trabajar. | 24 de Agosto | |
| Coordinar con Alfredo Paz + EC | Firmar el contrato de confección de los CDs, adelanto del 50% | 29 de Agosto |
| Pedir el CD a Juan Carlos Gutierrez | Fecha de recepción del CD Master | 29 de Agosto |
| Entrega de 200 CDs , al subcomité de Empaquetado; entrega en Universidades locales | 08 de Septiembre | |
| Entrega de 500 CDs, al subcomité de Empaquetado; entrega en la FIA | 20 de Septiembre |
| Observaciones | Descripción de la Actividad | Fecha |
|---|---|---|
| Definir el lugar de armado y almacenamiento de los materiales. | 26 de Agosto | |
| Recepción de 200 libros del congreso | 08 de Septiembre | |
| Fabricación de 200 lapiceros | 08 de Septiembre | |
| Recepción de 200 CDs del congreso. | 08 de Septiembre | |
| Armado de 200 paquetes CLEI | 15 de Septiembre | |
| Coordinar con los responsables por universidad | Distribución de los 200 paquetes CLEI a las universidades | 16,17 y 18 de Septiembre |
| Fabricación de 700 lapiceros | 16 de Septiembre | |
| Recepción de 700 libros del congreso | 16 de Septiembre | |
| Recepción de 700 CDs del congreso | 16 de Septiembre | |
| Armado de 800 paquetes CLEI | 24 de Septiembre |
| Observaciones | Descripción de la Actividad | Fecha |
|---|---|---|
| Confirmación de color de cinta y si es con MICA rígida o no. | 25 de Agosto | |
| Compra de la cinta. | 05 de Agosto | |
| Entrega de 200 Fotocheck. | 13 de Septiembre | |
| Entrega de 800 Fotocheck. | 23 de Septiembre |
Dom 26 Sept
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Lun 27 Sept
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Mar 28 Sept
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Mie 29 Sept
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Jue 30 Sept
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Vie 01 Oct
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Sab 02 Oct
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|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Regulares | Preparativos Prueba en Vacío | Conferencia Inauguración | Conferencia | Conferencia | Conferencia | Conferencia- Clausura | Recojo de Materiales |
| Especiales | Hora Empresarial, Desfile de Trajes, Fiesta Bienvenida, Cena Empresarial | Hora Empresarial, Partido 1 h, City Tour, Cena Empresarial | Hora Empresarial, Partido 1 h, Campiña Tour, Cena Oficial, Velada Estudiantil | Hora Empresarial, Final de Partidos, Cena Empresarial | Hora Empresarial, Danzas Tradicionales, Fiesta de Despedida |
| Tarea | Descripción | Pred | Duración | Inicio | Termino | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Formación de Subcomites | - | division de tareas | En Proceso | ||
| 1.1 | División de Personal y designación de trabajos | - | 1 día | 15 jun | 15 jun | En proceso |
| 1.2 | Coordinacion de Subcomites | 1.1 | 1 día | 15 jun | 26 set | En proceso |
| 2 | Trifoliados | 1 | despues de determinacion de papers | En Proceso | ||
| 2.1 | Elaboración y Desarrollo | - | 16 días | 15 jul | 31 jul | En proceso |
| 2.2 | Divulgación | 2.1 | 51 días | 01 ago | 20 set | En proceso |
| 3 | Afiches | 1 | nueva versión | En Proceso | ||
| 3.1 | Elaboración y Desarrollo | - | 21 días | 10 jul | 31 jul | En proceso |
| 3.2 | Divulgación | 3.1 | 51 días | 01 ago | 20 set | En proceso |
| 4 | Gigantografia | 1 | Colocar antes del inicio de la FIA | En Proceso | ||
| 4.1 | Elaboración y Desarrollo | - | 46 días | 15 jun | 31 jul | En proceso |
| 4.2 | Divulgación | 4.1 | 51 días | 01 ago | 20 set | En proceso |
| 5 | Publicidad con Empresas | 1 | Via email y personalmente | En Proceso | ||
| 5.1 | Divulgación | - | 51 días | 15 jun | 27 set | En proceso |
| 6 | Pancartas | 1 | Vias transitadas (municipalidades) | En Proceso | ||
| 6.1 | Elaboración y Desarrollo | - | 31 días | 01 ago | 31 ago | En proceso |
| 6.2 | Divulgación | 6.1 | 27 días | 01 set | 27 set | En proceso |
| 7 | Volantes | 1 | ..... | En Proceso | ||
| 7.1 | Elaboración y Desarrollo | - | 8 días | 01 ago | 08 ago | En proceso |
| 7.2 | Divulgación | 7.1 | 47 días | 09 ago | 27 set | En proceso |
| 8 | Divulgación de Propaganda medios electrónicos | 1 | 15 días | 15 jun | 27 set | En proceso |
Es conveniente contratar una agencia de viajes que se encargue de resolver asuntos como:
Naturalmente, que si se realiza la compra conjunta de Pasajes , en esta, tienen una sustancial rebaja. Igualmente, si se espera la fecha muy proxima a la llegada de los Invitados, las Tarifas son incrementadas notablemente por las Aerolineas.
| Tarea | Descripción | Predecesor | Duración | Inicio | Termino | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Formación de subcomisiones | - | 1 día | 11 Jun | 11 Jun | Culminada |
| 1.1 | Asignación de responsalidades | - | 1 día | 18 Jun | 18 Jun | Culminada |
| 1.2 | Coordinación de subcomisiones | - | Permanente | 11 Jun | 1 de Oct | En proceso |
| 2 | Alimentación (Restaurantes) | 1 | ||||
| 2.1 | Planeación | 1 | 1 día | 19 Jun | 19 Jun | Culminada |
| 2.2 | Cotizaciones | 2.1 | 6 días | 20 Jun | 25 Jun | En proceso |
| 2.3 | Contratos | 2.2 | 5 días | 13 Set | 17 Set | No iniciada |
| 3 | Souvernirs | 1 | ||||
| 3.1 | Planeación | 1 | 1 día | 19 Jun | 19 Jun | Culminada |
| 3.2 | Cotizaciones | 3.1 | 7 días | 20 Jun | 26 Jun | En proceso |
| 3.3 | Elaboración del Presupuesto | 3.2 | 5 días | 19 Jul | 23 Jul | No iniciada |
| 3.4 | Presentación del Presupuesto | 3.3 | 1 día | 4 Agos | 4 Agos | No iniciada |
| 3.5 | Contrato | 3.4 | 5 días | 23 Agos | 27 Agos | No iniciada |
| 4 | Movilidad | 1 | ||||
| 4.1 | Planeación del evento | 1 | 1 día | 19 Jun | 19 Jul | En proceso |
| 4.2 | Cotización | 4.1 | 5 días | 28 Jun | 2 Jul | En proceso |
| 4.3 | Contrato | 4.2 | 1 día | 22 Set | 22 Set | No iniciada |
| 5 | Actividades complementarias | 1 | ||||
| 5.1 | Show Artistico tradicional | 1 | 5 días | 27 Set | 1 Oct | No iniciada |
| 5.2 | Pelea de Toros | 1 | 1 día | 29 Set | 29 Set | No iniciada |
| Tarea | Descripción | Predecesor | Duración | Inicio | Termino | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Elegir personal de seguridad |
-
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1 día | 11 Jun | Depende de personal libre en la semana | |
| 2 | Indicar ubicaciones |
-
|
1 día | 2 días antes de inicio | ||
| 3 | Asignar personal de seguridad a caja y materiales |
-
|
1 día | 2 días antes de inicio de actividades de las mismas | ||
| 4 | Coordinar con seguridad de la FIA |
1,2
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1 día | Coordinar con la comisión centra | En proceso | |
| 5 | Enviar oficios de apoyo para la policía | Comision central, designe lugares que necesiten seguridad (hoteles etc) | 1 día | Coordinar con la comisión central | En proceso | |
| 6 | Coordinar con los bomberos azules para auxilio medico |
-
|
1 día | 22 Jun | 22 Jun | En proceso |
| 7 | Coordinar con bus de MEDIUNSA | Definir Si es necesario o no | 22 Jun | En proceso |
| Tarea | Descripción | Predecesor | Duración | Inicio | Termino | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | INAUGURACIÓN | - | ||||
| 1.1 | Definición de los miembros de la comisión | - | 4 Días | |||
| 1.2 | Determinar la lista de invitados | - | 3 Días | |||
| 1.3 | Confeccionar los partes y oficios de invitación | - | 2 Días | |||
| 1.4 | Distribuir las invitaciones | - | 3 Días | |||
| 1.5 | Recibir confirmaciones | - | 5 Días | |||
| 1.6 | Coordinaciones del protocolo | - | 5 Días | |||
| 1.7 | Ceremonia de Inauguración | - | 1 Día | |||
| 2 | PREPARACIÓN DE LOS LOCALES | - | ||||
| 2.1 | Verificación del local y determinar requerimientos | - | 2 Días | |||
| 2.2 | Adquisición de recursos materiales | - | 3 Días | |||
| 2.3 | Distribución de responsabilidades | - | 1 Día | |||
| 2.4 | Recepcionar el local y prueba de equipos | - | 1 Día | |||
| 3 | DESARROLLO DEL EVENTO | - | ||||
| 3.1 | Determinación de Lista de Homenajeados | - | 3 Días | |||
| 3.2 | Verificación de la lista de Homenajeados | - | 1 Día | |||
| 3.3 | Preparación de recuerdos y certificaciones especiales | - | 3 Días | |||
| 3.4 | Recepción de material | - | 1 Día | |||
| 3.5 | Acreditación y entrega de material | - | 3 Días | |||
| 3.6 | Monitoreo de las ponencias | - | 5 Días | |||
| 3.7 | Certificación | - | 2 Días | |||
| 4 | CLAUSURA | - | ||||
| 4.1 | Determinar la lista de invitados | - | 3 Días | |||
| 4.2 | Confeccionar los partes y oficios de invitación | - | 2 Días | |||
| 4.3 | Distribuir las invitaciones | - | 2 Días | |||
| 4.4 | Recibir confirmaciones | - | 2 Días | |||
| 4.5 | Ceremonia de Clausura | - | 1 Día |
El CC se encarga de la coordinación de actividades no académicas alrededor de la conferencia, como pueden ser cócteles, fiestas, conciertos, paseos, visitas acompañadas o recomendadas, etc. Es muy aconsejable involucrar a los estudiantes de las instituciones sede en la definición y coordinación de estas actividades.
| Tarea | Descripción | Predecesor | Duración | Inicio | Termino | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cena de Gala | - | 1 hora | 29 Sept | ||
| 1.1 | Música | - | 1/2 hora | En proceso | ||
| 1.2 | Danzas | - | 1/2 hora | En proceso | ||
| 2 | Juegos Deportivos | - | 1 Día | 29 Sept | 29 Sept | |
| 2.1 | Fútbol Damas | - | 1 hora x Día | En proceso | ||
| 2.2 | Fútbol Varones | - | 1 hora x Día | En proceso | ||
| 3 | Ceremonia Clausura | - | 1 hora | 1 Oct | ||
| 3.1 | Música en coffe break | - | 1 hora | En proceso | ||
| 4 | Fiesta de Despedida | 3 | 6 horas | 1 Oct | En proceso | |
| 5 | Cite Tour | - | 2 días | 29 Sept | 30 Sept | En proceso |